Base de conhecimento do sistema

Manual por modulo com foco no basico operacional

Aqui a ideia nao e vender o sistema. E ensinar a equipe a usar de verdade. Cada modulo abaixo explica o objetivo, os campos principais, o passo a passo basico, como tratar situacoes comuns e os erros que mais atrapalham a operacao.

Navegacao lateral Passo a passo basico FAQ operacional
Topicos do Manual
Comece aqui Dashboard Ordens de Servico Orcamentos Clientes Motores Produtos Servicos Tabela de Rebobinamento Usuarios Configuracoes FAQ
Comece aqui

Como ensinar o sistema para a equipe

A melhor ordem para treinamento e: clientes, motores, OS, orcamentos e depois configuracoes. O objetivo e evitar que a equipe tente aprender tudo ao mesmo tempo.

Primeiro papel

Recepcao aprende cadastro de cliente, pesquisa e abertura correta da OS.

Segundo papel

Tecnico aprende dados do motor, diagnostico, peritagem e consulta de historico.

Terceiro papel

Comercial aprende itens, composicao e fechamento de orcamento.

Evite: deixar a equipe operar por memoria. O manual deve virar o padrao oficial da empresa.
Dashboard

Para que serve

E a tela de leitura rapida da operacao. Serve para entrar no sistema e entender o contexto antes de ir para os modulos detalhados.

Uso basico

Comece o dia pelo dashboard para localizar o que merece atencao.

Como tratar

Se alguma informacao chamar atencao, valide no modulo de origem em vez de decidir so pelo painel.

Ordens de Servico

Modulo principal da oficina

A OS e a base do processo. Nela ficam cliente, motor, entrada, fotos, checklist, observacoes e os dados que sustentam o resto do fluxo.

O que a tela faz

Permite cadastrar, editar, visualizar, listar, imprimir e complementar a ordem de servico.

Campos que merecem atencao
Cliente: sempre selecione o cliente certo antes de seguir.
Fotos: registam o estado real de entrada.
Checklist: ajuda a provar o que chegou e o que faltou.
Observacoes: anote fatos que vao impactar diagnostico ou cliente.
Como tratar

Se o cliente questionar algo depois, a OS precisa responder com fatos, fotos e apontamentos feitos na entrada.

1
Selecionar cliente

Confirme o cadastro correto antes de abrir a ordem.

2
Registrar o recebimento

Preencha dados do motor, tire fotos e marque checklist.

3
Salvar observacoes importantes

Se faltou peca, se o motor ja chegou aberto ou queimado, isso precisa entrar aqui.

4
Usar visualizacao e impressao

Depois de salva, a OS vira referencia para tecnico, comercial e cliente.

Boa pratica: tratar a abertura da OS como se fosse uma conferencia oficial de entrada.
Erro comum: abrir correndo e deixar para completar depois. A qualidade da OS cai muito quando isso acontece.
Orcamentos

Como montar a proposta

Esse modulo pega o que foi levantado na OS e organiza itens, valores, descontos, condicoes de pagamento, observacoes e impressao da proposta comercial.

Campos principais
Itens: o que sera cobrado.
Desconto: tipo e valor precisam estar coerentes.
Prazo: registre texto claro.
Pedido de compra: preencha quando o cliente exigir.
Como fazer

Monte o orcamento em cima do diagnostico real da OS, sem inventar servico ou valor fora do que foi visto na bancada.

Como tratar

Se o cliente pedir ajuste, revise no proprio orcamento para manter historico e consistencia.

1
Conferir OS vinculada

Antes de editar valor, veja se esta no servico correto.

2
Inserir itens e servicos

Use produtos e servicos da base sempre que possivel.

3
Revisar condicoes

Cheque desconto, prazo, condicao de pagamento e observacoes finais.

Erro comum: deixar o orcamento com texto vago demais e depender de explicacao por fora.
Clientes

Cadastro basico e correto

O cadastro de clientes alimenta os outros modulos. Se essa base estiver baguncada, o sistema inteiro perde confianca.

Campos principais
Nome fantasia / nome: principal campo de busca.
Razao social: importante para fiscal e formalizacao.
CNPJ: use sem duplicar cadastros.
Contato e endereco: mantenha minimamente completos.
Como fazer

Antes de cadastrar, pesquise se o cliente ja existe. Se existir, atualize. Se nao existir, ai sim crie novo registro.

Como tratar

Quando descobrir cadastro duplicado, padronize o uso no registro principal e pare de alimentar o duplicado.

Erro comum: criar cliente novo so porque o nome foi digitado um pouco diferente.
Motores

Ficha tecnica do equipamento

O objetivo aqui e guardar a identidade tecnica do motor para facilitar consulta futura, historico e repeticao correta de servicos.

Campos principais
Cliente proprietario: vincula o motor ao dono.
Fabricante e tipo: ajudam na identificacao.
Potencia, polos, rotacao: base da leitura tecnica.
Numero de serie e carcaca: ajudam a diferenciar motores parecidos.
Tensao e corrente: precisam seguir a placa.
Como fazer

Leia a placa com calma e cadastre fielmente. Quando faltar informacao, registre a falta em vez de adivinhar.

Como tratar

Se o motor voltar para a oficina, consulte esse cadastro antes de criar outro.

Erro comum: duplicar o mesmo motor varias vezes por falta de pesquisa antes do cadastro.
Produtos

Materiais e itens de apoio

Produtos servem para padronizar o que entra nas propostas e na linguagem comercial da empresa.

Como fazer

Cadastre nome claro, unidade e uso mais comum do item.

Como tratar

Se um item mudar de padrao, ajuste a base principal em vez de criar nomes parecidos.

Servicos

Catalogo de servicos da oficina

Essa base ajuda o comercial a vender e o tecnico a entender a mesma descricao do servico.

Como fazer

Padronize o nome dos servicos e use termos que o time inteiro reconheca.

Como tratar

Diferenca especial de cliente deve ficar na tabela dele ou no orcamento, nao baguncando a base geral.

Tabela de Rebobinamento

Conhecimento reutilizavel da empresa

Aqui mora o valor de repetir com consistencia o que a oficina ja aprendeu. E uma base de consulta tecnica e comercial.

Como fazer

Sempre que houver base confiavel, alimente a tabela com criterio e o maximo de detalhe que fizer sentido.

Como tratar

Se houver divergencia entre memoria do time e base registrada, revise a base antes de repetir o processo.

Usuarios

Quem pode fazer o que

Esse modulo organiza acessos e evita que informacoes sensiveis fiquem abertas para todo mundo sem necessidade.

Como fazer

Crie um usuario por pessoa e ajuste permissoes conforme a funcao dela na empresa.

Como tratar

Mudou de cargo, saiu da empresa ou entrou alguem novo? Revise acesso imediatamente.

Erro comum

Compartilhar login entre varias pessoas. Isso destrói rastreabilidade.

Configuracoes

Parametros gerais do sistema

Aqui entram planos, checkout, cobrancas, pacotes de inspecao, falhas de peritagem e outras regras estruturais.

Como fazer

Altere configuracao com criterio e de preferencia com uma pessoa responsavel pela operacao ou financeiro.

Como tratar

Se algo fugir do comportamento esperado depois de mexer, volte primeiro na ultima configuracao alterada.

Boa pratica

Evite muitas pessoas mexendo ao mesmo tempo nessa area.

FAQ

Perguntas frequentes da equipe

Respostas curtas para as duvidas mais comuns na implantacao e no uso diario.

Ordens de Servico. Quando a entrada esta forte, os outros modulos passam a trabalhar com base melhor.

Tudo que muda prazo, valor, servico, responsabilidade ou historico precisa entrar no sistema.

Pesquise antes de cadastrar e padronize nomes. Isso vale para clientes, motores, produtos e servicos.